對一般用戶而言，先要考慮的是所實際需要的分機和外線的數(shù)量，這兩因素決定交換機的配置，配置大小也決定了設(shè)備的價格。
無論國產(chǎn)還是進(jìn)口電話交換機，由于都是采用模塊化設(shè)計，一般一塊外線板可接外線4門，一塊分機板可接分機8門。在小型的集團(tuán)電話中，大多都是以這樣的板塊配置為主。大一些的數(shù)字交換機，也有很多有8門的外線板，16個分機端口的分機板。根據(jù)這個原則，用戶應(yīng)該能計算出自己應(yīng)該選購集團(tuán)電話的配置。譬如：公司需要25個分機，那也要選擇分機端口為32的分機，不用的端口空余就可以了。
選好自己實際需要的配置后，用戶還要考慮是否要遇留、近的將來是否需要增加分機或者外線的數(shù)量，也就是說，將來需不需要擴(kuò)容。如果要考慮將來會擴(kuò)大分機以及外線的數(shù)量，那么一定要選購足夠?qū)頂U(kuò)容需要的機箱。也就是說，目前配置是多大，將來能擴(kuò)容到多大。
集團(tuán)電話交換機的功能是比較多的，但是對于普通用戶而言，主要用到的是電話呼入自動應(yīng)答的話務(wù)員、分機等級、分機號碼的個性化編排、來電顯示、分機計費等等。另外一些細(xì)小的功能也值得用戶注意，比如大多數(shù)的國產(chǎn)交換機分機其實是不支持重?fù)艿模M(jìn)口交換機可以在撥號的時候采用速撥（比如撥一個3位數(shù)的號碼替代一個很長的外線電話號碼）等等。選用使用功能較強的設(shè)備可以讓你的工作真正事半功倍。
用戶還要注意，國產(chǎn)集團(tuán)電話的PC機型（即可以連接電腦）一般有后備電池的接口，但是停電后不能轉(zhuǎn)移。普通機型停電后外線會轉(zhuǎn)到系統(tǒng)默認(rèn)的前4（一般只轉(zhuǎn)4個）端口，這4個端口也就成為了4條直撥電話，可以正常使用。所以如果您選擇了PC機型，您所在的區(qū)域易停電，您的外線電話又比較重要，那么一定要考慮給您的集團(tuán)電話交換機配備后備電池，保證停電正常使用。
隨著IT產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，電話交換機的使用也越來越個性化，其中一個重要的標(biāo)志就是背景音樂。和手機的彩鈴一樣，更多廠家已經(jīng)注重了和弦背景音樂的應(yīng)用。只是有很多都還不是很理想。不過，目前很多電話交換機都具有了外接音樂接口，用戶可以自行連接電腦、MP3、或者使用廠家專門生產(chǎn)的音樂自動播放盒等播放喜歡的音樂。
盡管交換機的功能眾多，真正用戶長用的、實用的并不是很多，只要您認(rèn)真了解，不一定花很多的錢就可以買到一款你稱心如意的。
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